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Politique de protection des données personnelles KYRIAD
Mise à jour importante (11/2020)
KYRIAD met à jour sa politique de protection des données personnelles dans le respect du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2017 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « Règlement »), ainsi que celles de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que cette dernière a été modifiée et complétée en dernier lieu par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 promulguée le 21 juin 2018 (la « Loi Informatique et Libertés »), pour vous informer sur les données vous concernant que nous collectons et sur l’utilisation que nous en faisons. Votre expérience utilisateur restera inchangée et vous pourrez à tout moment exercer vos droits relativement à vos données.
Cette Politique peut faire l’objet de mises à jour. Nous vous invitons à la consulter régulièrement sur notre site Internet https://hotelsenbourgogne.fr/mentions-legales
Table des matières
10.1 LES DONNEES PERSONNELLES DECLARATIVES
10.2 LES DONNEES PERSONNELLES DE FONCTIONNEMENT
10.3 LES DONNEES PERSONNELLES PROVENANT DE TIERS OU D’AUTRES SERVICES
10.4 LES DONNEES PERSONNELLES PROVENANT DE MOYENS AUTOMATISES
17.1 VOTRE DROIT A LA RECTIFICATION DE VOS DONNEES
17.2 VOTRE DROIT A L’EFFACEMENT DE VOS DONNEES
17.3 VOTRE DROIT A LA LIMITATION DES TRAITEMENTS DE DONNEES
17.4 VOTRE DROIT DE VOUS OPPOSER AUX TRAITEMENTS DE DONNEES
17.5 VOTRE DROIT A LA PORTABILITE DE VOS DONNEES
17.6 VOTRE DROIT DE RETIRER VOTRE CONSENTEMENT
17.7 VOTRE DROIT D’INTRODUIRE UN RECOURS
17.8 VOTRE DROIT DE DEFINIR DES DIRECTIVES POST-MORTEM
17.9 LES MODALITES D’EXERCICE DE VOS DROITS
La présente politique de protection des données personnelles (la « Politique ») décrit les méthodes que KYRIAD, en sa qualité de responsable de traitement, pour son compte emploie dans le cadre de la collecte, de l’utilisation, de la protection et du partage des données personnelles des clients qui fréquentent ses hôtels et restaurants, utilisent son site Internet et/ou bornes Wifi, et/ou ou interagissent de toute autre manière avec KYRIAD y compris notamment par l’intermédiaire du service consommateur, des relations contractuelles et commerciales, des programmes relationnels ou de fidélité, et/ou sur les réseaux sociaux.
Soucieuse du respect des droits et libertés des personnes, KYRIAD s’engage en matière de protection des données à caractère personnel.
Cette Politique fait partie intégrante de la relation contractuelle que nous pouvons avoir avec nos utilisateurs, clients et partenaires (cookies, contrats commerciaux ou de partenariats, etc…).
Pour une bonne compréhension de la présente Politique il est précisé que :
– « client(s) », « contact(s) » « utilisateurs » « partenaires » désigne toute personne physique ou morale en relation avec KYRIAD ou toute autre société de son groupe (clients, candidats, prospects, relations, partenaires, …) ;
– « responsable du traitement » désigne toute personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel définis dans la présente Politique ;
– « sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement (il s’agit en pratique des prestataires avec lesquels nous travaillons et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite) ;
– « destinataires » désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel, qui peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs.
Un hôtel restaurant franchisé
Par courriel : davy.donatoni@gmail.com
Vos données personnelles sont traitées sur le fondement :
– de votre consentement aux termes de l’article 6(1)(a) du Règlement ;
– de la nécessité d’exécuter un contrat conclu avec vous aux termes de article 6(1)(b) du Règlement ;
– de nos intérêts légitimes lorsque ceux-ci prévalent aux termes de article 6(1)(f) du Règlement.
Dans un souci de transparence, nous attachons un soin particulier à l’information de nos contacts au sujet des traitements qui les concernent. A cet effet, KYRIAD (pour elle-même et pour le compte des sociétés de son groupe) a défini la présente Politique, qui est par ailleurs portée à la connaissance de ses contacts sur les supports de collecte utilisés.
Lorsque nous sommes amenés à traiter des données, nous le faisons pour des finalités spécifiques. Chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
Pour chacun des traitements mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Nous veillons à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après sous le paragraphe Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données, nous pouvons collecter et traiter notamment les catégories de données suivantes :
– des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email) ;
– des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité) ;
– des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge) ;
– votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ;
– des informations figurant sur un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire) ;
– votre n° de membre du programme de fidélisation Accor ou d’un autre programme partenaire (par exemple le programme de fidélité d’une compagnie aérienne) et des informations relatives à vos activités dans le cadre du programme de fidélité ;
– vos dates d’arrivée et de départ ;
– vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, type de literie, type de presse écrite lue, sports, intérêts culturels, préférences alimentaires et de boissons, etc.) ;
– vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l’un des établissements ;
– des informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation de notre site Internet;
– toute autre donnée personnelle que vous nous communiquez.
Nous pouvons également collecter des données personnelles complémentaires vous concernant directement au sein de nos hôtels et restaurants et/ou lors des évènements que nous organisons, dans les conditions et pour des usages qui vous sont spécialement notifiés à cette occasion.
Les champs ci-dessus avec un (*) peuvent être rendus obligatoires au bon fonctionnement du service concerné (s’agissant notamment de nos programmes relationnels ou de nos opérations de recrutement), ou pour répondre à des obligations légales ou réglementaires.
Vous pouvez refuser de nous communiquer vos données à caractère personnel. Cependant, lorsque les données sont obligatoires pour répondre à votre demande, accéder au service demandé ou pour répondre à des obligations légales ou réglementaires, les formulaires de collecte le préciseront par cet astérisque (*). En l’absence de communication de ces informations, votre demande ne pourra pas être examinée ou son analyse sera retardée.
Lorsqu’un mot de passe est obligatoire, il reste totalement inconnu sauf du contact qu’il concerne.
Nous n’effectuons pas de traitement de données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou encore l’appartenance syndicale, ni de traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, de données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Néanmoins, à l’occasion des échanges avec vous, si vous nous communiquez de telles informations et en particulier des données relatives à votre santé, alors une procédure particulière sera suivie afin de recueillir votre consentement exprès à une telle collecte.
Dans le cas où vous nous communiqueriez les données personnelles d’une tierce personne, vous devez préalablement l’informer de votre démarche et vous assurez que vous disposez des autorisations et de son accord pour le faire.
Nous savons à quel point il est important de protéger votre vie privée et celle de vos enfants lorsque vous utilisez nos services en ligne. Nous nous engageons tout particulièrement à protéger la vie privée des enfants qui accèderaient à nos services.
La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet).
Dans le cas où un parent ou un tuteur ayant l’autorité parentale apprendrait que son enfant nous a fourni des données personnelles sans son consentement, nous l’invitons à nous contacter en se reportant au paragraphe Comment nous contacter ?. Nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces informations de notre base de données conformément aux exigences légales applicables.
Nous recommandons vivement aux parents et tuteurs ayant l’autorité parentale de régulièrement contrôler et surveiller les activités en ligne de leurs enfants.
Si vous avez la moindre question concernant nos règles de confidentialité relatives aux enfants, vous pouvez nous contacter aux coordonnées renseignées ci-dessus au paragraphe Comment nous contacter ?
10.1 Les données personnelles déclaratives
Nous pouvons collecter directement des données personnelles auprès de nos contacts notamment lorsque :
– vous créez un compte ou vous vous connectez sur notre site internet ;
– vous effectuez une réservation auprès d’un de nos hôtels ou de nos bar et restaurants ;
– vous vous enregistrez dans l’un de nos établissements (check-in et check-out), bénéficiez de prestations pendant votre séjour (repas, consommations au bar, Photobooth, et tout autre service proposé par KYRIAD);
– vous réglez votre séjour et/ou prestations au sein de l’un de nos établissements ;
– vous réservez par l’intermédiaire de tiers (tours opérateurs, agences de voyage en ligne ou non, systèmes de réservation par GDS et autres) ;
– vous interagissez de toute autre manière avec nous y compris notamment par l’intermédiaire de notre service consommateur, de notre programme relationnel et/ou sur les réseaux sociaux ;
– vous vous abonnez à nos lettres d’information (newsletter) ;
– vous utilisez notre programme relationnel ou de fidélité ;
– vous rédigez un avis ou un commentaire sur notre site, sur nos réseaux sociaux ou sur des réseaux sociaux tiers ou vous contribuez à des enquêtes de satisfaction ;
– vous nous contactez par l’intermédiaire de différents canaux dont notamment les formulaires de contact, par courrier électronique, par voie postale ou par téléphone ;
– vous nous contactez via notre service consommateur, nos réseaux sociaux ou via des réseaux sociaux tiers ;
– vous participez à un jeu ou un concours, à un tirage au sort, des enquêtes de satisfaction, des sondages ;
– vous communiquez avec nous de toute autre manière.
Ces données sont collectées notamment par le biais de nos formulaires et de nos questionnaires, sous format papier ou électronique.
Nous ne collectons vos données personnelles que lorsque cela est strictement nécessaire et légal. Nous nous engageons à ne collecter que le minimum d’informations personnelles nécessaires aux fins couvertes par cette Politique.
Dans l’hypothèse où nous aurions besoin d’utiliser vos données personnelles à des fins non couvertes par la présente Politique, un consentement supplémentaire vous sera demandé. Un tel consentement n’est pas obligatoire mais sera parfois nécessaire pour que nous puissions être en mesure de répondre à vos besoins/demandes.
Veuillez noter, cependant, que votre consentement ne sera pas nécessaire si le traitement que nous faisons de vos données personnelles est justifié par une raison légitime, à condition que cette utilisation n’ait pas d’effet préjudiciable sur vos propres droits et intérêts.
10.2 Les données personnelles de fonctionnement
Les opérations réalisées lorsque nous vous fournissons des services génèrent et produisent des données vous concernant. Il en est de même lors de l’utilisation de notre site internet. Ces données issues du fonctionnement de nos produits et services font l’objet d’un traitement.
10.3 Les données personnelles provenant de tiers ou d’autres services
Nous sommes susceptibles de collecter des données vous concernant auprès d’autres entreprises et entités, parmi lesquelles nos hôtels, filiales et autres sociétés de notre groupe, nos franchisés, des bases de données publiques, des réseaux sociaux ou encore des partenaires commerciaux tiers tels que des prestataires de services d’analyse ou de marketing avec qui vous avez été en relation et que vous avez autorisés à partager des données personnelles vous concernant avec nous à des fins de prospection commerciale ou de ciblage publicitaire. Ces communications sont régies le cas échéant par les politiques de protection des données à caractère personnel de ces réseaux sociaux ou partenaires tiers auxquelles nous vous renvoyons.
Nous pouvons par ailleurs collecter des informations publiques, accessibles à tous, par exemple sur votre profil, lorsque vous interagissez avec nous sur les réseaux sociaux. Ces derniers nous permettent en outre de recueillir des communications qui nous sont adressées ou qui nous concernent.
Dans certains cas, nous pouvons également être amenés à collecter des informations que vous fournissez à propos d’autres personnes. Nous utilisons lesdites informations uniquement pour répondre à vos demandes et n’enverrons pas de communications commerciales à vos contacts à moins qu’ils choisissent de leur côté de recevoir des communications de notre part.
Nous pouvons associer et combiner les données que vous nous communiquez en ligne et hors ligne avec les données de votre compte lorsque vous possédez un compte ou que vous êtes inscrit à nos programmes relationnels ou de fidélité, ou que vous utilisez l’un de nos services, et/ou celles collectées par le biais de moyens automatisés et à partir d’autres sources.
10.4 Les données personnelles provenant de moyens automatisés
Nous pouvons être amenés à nous servir de technologies automatisées pour collecter des données à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile (téléphone ou tablette) lorsque vous fréquentez nos établissements et que vous utilisez nos services en ligne ou sur place au sein de nos hôtels et restaurants.
Ces technologies automatisées comprennent notamment les cookies, les objets locaux partagés ou encore les balises Web.
De plus amples informations sont disponibles dans notre notice relative aux cookies disponible ici
Nous sommes ainsi susceptibles de collecter les données suivantes :
– votre adresse IP (Internet Protocol) ;
– les dates et heures auxquelles vous accédez à nos services en ligne ou sur place ;
– les noms et adresses URL des fichiers consultés à l’aide de nos services en ligne ;
– le type de système d’exploitation et de navigateur de l’ordinateur ou du téléphone mobile utilisé ;
– le type d’appareil mobile utilisé et ses paramètres ;
– l’identifiant de l’appareil unique (Unique Device Identifier, UDID) ou l’identifiant d’équipement mobile (Mobile Equipment Identifier, MEID) associé à votre téléphone mobile
Nous collectons des données à caractère personnel uniquement lorsque nous disposons d’un fondement légal pour le faire.
Les traitements que nous mettons en œuvre sont notamment nécessaires :
– à la fourniture de nos services (réservations, gestion de votre séjour, shop, portail et fourniture wifi, etc.) ;
– à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles ;
– à l’amélioration de nos services et de l’expérience client et utilisateurs ;
– à la gestion de la relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour ;
– à remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients ;
– à la gestion de la vidéo-surveillance pour votre propre sécurité comme celle des locaux et personnels de nos hôtels et restaurants ;
à la sécurisation des opérations de paiement en déterminant le niveau de risque de fraude associée à chaque transaction, et à sécuriser les biens et les personnes en luttant contre les impayés ;
– à utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité des personnes présentes dans l’un de nos établissements en cas d’évènements graves impactant l’établissement concerné (catastrophes naturelles, attentats, crise sanitaire, etc.) ;
– pour réaliser nos intérêts légitimes, en particulier s’agissant de la connaissance de nos contacts, ou encore la gestion, le suivi, le contrôle et le développement de nos activités ;
– pour mener nos opérations de recrutement ;
– pour nous conformer à nos obligations légales.
Nous pouvons ainsi utiliser les données personnelles que nous collectons pour les finalités décrites ci-dessous.
Nous n’utilisons pas d’informations personnelles à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, à moins que celles-ci n’aient été approuvées ultérieurement par vous. Si nous devions utiliser autrement les informations vous concernant collectées par nos soins, nous vous en informerions au moment de la collecte ou nous vous demanderons votre autorisation.
Fournir nos services et exécuter nos relations contractuelles ou précontractuelles
– répondre à vos demandes, honorer vos réservations et traiter les paiements relatifs à nos produits et services ;
– gérer votre compte en ligne et nos programmes relationnels ou de fidélité, et vous faire bénéficiez des avantages qui y sont associés ;
– communiquer avec vous au sujet de vos commandes, réservations et achats, des comptes que vous créez ou détenez chez nous, de nos programmes relationnels ou de fidélité ;
– assurer la gestion de vos réclamations, de vos demandes d’informations, de vos questions et de vos préoccupations ;
– vous fournir nos services dans nos hôtels et restaurants ou en ligne ;
– vous apporter notre assistance notamment lorsque vous contactez notre service consommateur, et plus généralement répondre à toutes vos préoccupations concernant nos services et produits.
Vous Informer et améliorer nos services – Poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes
– gérer notre relation avec vous en tenant à jour une base de données qui comprend les contacts existants et potentiels, et qui nous permet de gérer de manière proactive nos programmes relationnels ou de fidélité ;
– vous faire découvrir nos produits et services et vous faire part des jeux, offres, promotions ou événements qui, selon nous, sont susceptibles de vous intéresser ;
– vous offrir une expérience personnalisée dans nos hôtels et restaurants et avec nos services et vente de produits en ligne ;
– assurer votre navigation sur notre site internet, et améliorer votre expérience utilisateur ;
– personnaliser notre site internet et nos offres commerciales selon vos affinités ;
– gérer nos activités, notamment développer de nouveaux produits et services, réaliser des études sur les consommateurs et les opérations, évaluer l’efficacité de nos activités de vente, de marketing et de publicité ;
– utiliser des technologies d’analyse et de profilage afin de personnaliser votre expérience, d’élaborer des contenus (y compris des publicités) adaptés à vos intérêts et à l’usage que vous faites de nos services en ligne ou dans nos hôtels et restaurants, de gérer nos activités, de diagnostiquer d’éventuels problèmes techniques ou relatifs aux services, d’administrer nos services en ligne et sur place, d’identifier les utilisateurs de nos services en ligne, d’identifier un appareil à des fins de prévention contre la fraude, de rassembler des informations démographiques concernant nos contacts et de déterminer les habitudes d’utilisation associées à nos services ;
– maintenir, gérer et améliorer nos produits, offres, promotions, services en ligne et autres technologies ;
– garantir la sécurité de nos réseaux et systèmes.
Nous nous assurons dans ce cas de prendre en compte tout impact potentiel que cette collecte peut avoir sur nos contacts. Si nous pensons que votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux outrepassent notre intérêt légitime, alors nous n’utiliserons pas vos données personnelles sur ce fondement et pourront vous demander votre consentement spécifique.
Mener nos opérations de recrutement
– procéder à l’examen, à l’étude, à l’évaluation et au traitement des dossiers de candidatures ;
– communiquer avec les candidats ;
– gérer la relation avec les candidats.
Nous conformer à la législation applicable
– identifier, prévenir et nous protéger contre les cas de fraude et toutes autres infractions, prétentions et responsabilités ;
– respecter nos obligations légales et nos politiques ;
– constater, exercer ou défendre des droits en justice ;
– assurer nos activités d’audit, d’inspection et de communication ;
– surveiller et signaler les problèmes de non-conformité ;
– plus généralement, répondre à nos obligations légales et assurer la défense de nos intérêts en cas de litige ou d’action en justice.
À condition que vous nous y autorisiez lorsque la législation applicable l’impose, nous pouvons par ailleurs utiliser les données personnelles que nous collectons pour les finalités suivantes :
– vous envoyer des courriers électroniques ou des messages texte (SMS) au sujet de nos produits et services ainsi que des jeux, concours, offres, promotions ou événements qui, selon nous, sont susceptibles de vous intéresser ;
– vous envoyer des courriers électroniques ou des messages texte (SMS) au sujet des produits et services de nos partenaires commerciaux ;
– activer des cookies et des technologies analogues ;
vous fournir nos services en ligne (notamment site internet, réservation en ligne et e-shop).
Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement, sauf lorsque nous intervenons en tant qu’intermédiaire pour vous proposer des produits ou services accessoires à nos offres. Dans ce cas, les responsables de traitements sont désignés dans les notices d’information afférentes.
Nous ne vendons aucune de vos données personnelles et les partageons uniquement selon les modalités stipulées dans la présente Politique ou si la loi nous l’impose. Nous nous interdisons de louer, distribuer ou vendre vos informations à caractère personnel à des tiers, sauf si vous nous y avez autorisés au préalable.
Nous nous assurons que vos données ne soient accessibles qu’aux destinataires internes ou externes autorisés visés ci-après.
Vos données peuvent faire l’objet d’une communication aux dirigeants, salariés, actionnaires et mandataires sociaux de la société KYRIAD, ses filiales, et autres sociétés de son groupe, ainsi qu’aux hôtels et restaurants du réseau KYRIAD et leur personnel.
Nous sommes également susceptibles de partager vos données avec des prestataires qui nous fournissent des services tels qu’honorer des réservations et commandes, assurer des services de publicité (notamment dans le cadre d’un programme relationnel ou de fidélité), de traitement de données et autres services liés aux technologies de l’information, gérer des promotions, des jeux-concours, des tombolas et des loteries, réaliser des études et des analyses, offrir une expérience personnalisée à nos contacts, traiter et gérer les dossiers de candidatures à nos offres d’emploi, … Nous interdisons à nos prestataires d’utiliser ou de partager ces informations à des fins autres que celle de fournir des services pour notre compte.
La liste de nos filiales, établissements et prestataires susceptibles d’avoir accès à vos données peut être communiquée sur simple demande à l’adresse figurant ci-dessus au paragraphe Comment nous contacter ?
Nous pouvons en outre être amenés à partager des informations sans que celles-ci permettent pour autant de vous identifier directement, comme des statistiques agrégées anonymes se rapportant à l’usage que vous faites de nos services. Nous pouvons aussi conjuguer des informations vous concernant avec celles concernant d’autres contacts et les partager de telle manière qu’il soit impossible de les associer à un contact particulier.
Enfin, nous sommes en droit d’utiliser ou de partager des données personnelles aux autorités locales en tant que de besoin à l’effet de respecter un(e) quelconque loi, règlement ou exigence juridique, de protéger nos services en ligne et sur place, d’initier une procédure judiciaire ou de défendre un droit en justice, de protéger les droits, les intérêts et la sécurité de notre organisation, de nos collaborateurs, de nos franchisés ou du grand public, ou dans le cadre d’une enquête sur un cas de fraude ou sur toute autre infraction ou violation de nos politiques.
Pour des raisons stratégiques ou d’autres motifs d’ordre professionnel, nous pouvons décider de céder ou de transférer une partie ou la totalité de nos activités. Dans le cadre d’une telle cession ou d’un tel transfert, nous sommes susceptibles de transmettre les informations que nous avons collectées et conservées (y compris les données personnelles) à toute personne ou entité impliquée dans l’opération en question. En cas de fusion, acquisition, cession ou de transfert d’une partie ou de la totalité de nos activités, vos données pourront faire l’objet d’une communication aux personnes ou entités concernées.
Nous ne transférons pas vos données en dehors de l’Union européenne, sauf dans les situations où cela est nécessaire pour répondre à votre demande ou vous fournir les services demandés (i.e. réservation dans un hôtel hors Union européenne). Dans ce cadre uniquement, des données personnelles vous concernant peuvent être amenées à être transférées en-dehors de l’Union européenne, vers des pays dont la législation applicable en matière de protection des données personnelles diffère de celle applicable au sein de l’Union européenne ou de pays de résidence.
Si nous devions avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas nécessaires à la réalisation de nos prestations, nous ne le ferions qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé en Europe.
Lorsque le destinataire est situé dans un pays dont la législation n’a pas fait l’objet d’un constat d’adéquation de la part de la Commission européenne, nous nous assurons que le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes ou des garanties équivalentes ou, pour les Etats-Unis, que le destinataire adhère aux principes du bouclier de sécurité (Privacy Shield).
Sur simple demande à l’adresse figurant ci-dessus au paragraphe Comment nous contacter ?, nous pouvons vous fournir la liste des pays où nous conservons et traitons vos données et ceux où elles transitent occasionnellement.
Nous faisons en sorte que les données personnelles vous concernant ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
D’une manière générale, vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée de votre relation avec nous, augmentée d’une durée de trois (3) ans à l’issue de la fin de nos relations. Elles font ensuite l’objet d’un archivage afin de répondre à nos obligations légales ou à des fins probatoires, ou sont anonymisées à des fins d’études et statistiques. Nous conservons toutefois certaines données après la suppression de votre compte lorsqu’une telle conservation est prévue par la loi, ou lorsque cette conservation est nécessaire pour nous permettre de gérer les litiges et contestations.
Dans certains cas, nous pouvons conserver certaines données personnelles vous concernant même si vous supprimez votre compte, par obligation légale, ou s’il subsiste un problème concernant ce compte, par exemple, la une réclamation ou un litige non résolu. Dans ce cas, les données nécessaires à la résolution du problème, de la réclamation ou du litige seront conservées tant qu’il sera en court, dans la limite toutefois des règles applicables en matière de prescription.
D’autres données peuvent être conservées après avoir fait l’objet d’un traitement destiné à empêcher leur réattribution à une personne identifiée à des fins d’études et statistiques.
Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :
Objet Catégories de données concernées Durée de conservation avant effacement
Inscription à une lettre d’information (newsletter) Informations relatives à votre adresse email et à vos options en matière de prospection électronique Jusqu’à désinscription au travers de votre compte, ou par l’utilisation des liens de désabonnement prévus à cet effet dans nos envois
Données de réservations et demandes d’hébergement Informations relatives à la réservation des chambres en vue de l’établissement et la conservation de documents légaux en conformité avec les normes applicables 10 ans à compter de la réservation conformément avec nos obligations légales
Données relatives à votre séjour dans l’un de nos établissements Informations relatives à vos accès chambre, suivi de vos consommations (téléphone, TV, WIFI, services utilisés, bar, restaurant, etc.) Pour la durée de votre séjour
Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel Informations liées aux agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement d’un client Jusqu’à 122 jours à compter de l’enregistrement d’un évènement de ce type
Données de votre compte client Données de votre profil, données concernant votre navigation, votre utilisation de notre site internet Trois (3) ans à compter de votre dernière activité sur nos sites et applications si vous n’êtes pas membre du programme de fidélité
Six (ans) à compter de votre dernière activité sur nos sites et applications si vous êtes membre du programme de fidélité.
Historique de vos transactions Réservations et commandes passées Aussi longtemps que le compte est actif, augmenté d’une durée de 3 ans
Données statistiques Statistiques de mesure d’audience et données de fréquentation brutes de nos sites et applications Treize (13) mois
Géolocalisation Localisation en temps réel lorsque le contact active ce service afin de se voir proposer des produits et services en fonction du lieu où il se trouve Pas de conservation des données
Données de preuve Données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale Archivage conformément à la législation en vigueur
Sécurité du site et des Services Données d’identification, données de connexion, dont adresse IP 6 mois
Candidatures Données de votre profil, coordonnées, vie professionnelle, situation familiale et patrimoniale Deux (2) ans à compter de notre dernier contact, délai à l’issue duquel les données sont détruites, sauf accord formel du candidat qui autoriserait une période plus longue de conservation des données le concernant.
En cas de recrutement, archivage conformément à la législation en vigueur
Nous pourrions avoir recours à des techniques de profilage à des fins de marketing pour personnaliser et adapter à vos besoins nos offres de produits et services et établir des modèles de profil marketing.
Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements des données à caractère personnel vous concernant réalisés à des fins de prospection commerciale dans les conditions définies au paragraphe Exercice de vos droits relativement à vos données personnelles ci-dessous.
Nous accordons une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, nous nous assurons qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.
Nous mettons ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, nous sommes en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.
Lorsque nous avons recours à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité. Nous concluons avec nos sous-traitants, dans le respect de nos obligations légales et réglementaires, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
De même, nous effectuons des audits de nos propres services ainsi que de ceux de nos prestataires, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.
En cas de violation de données à caractère personnel, nous nous engageons à le notifier à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) dans les conditions prescrites par le Règlement. Si ladite violation fait porter un risque élevé pour nos contacts et que les données n’ont pas été protégées, nous en aviserons les contacts concernés, et nous leur communiquerons les informations et recommandations nécessaires.
Nous sommes particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données que nous mettons met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.
A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées, et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
les finalités du traitement ;
les catégories de données personnelles concernées ;
les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.
17.1 Votre droit à la rectification de vos données
Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
17.2 Votre droit à l’effacement de vos données
Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
vous retirez le consentement préalablement donné ;
vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.
Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, nous ne pourrons répondre favorablement à votre demande. Tel sera le cas si nous sommes tenus de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
17.3 Votre droit à la limitation des traitements de données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
17.4 Votre droit de vous opposer aux traitements de données
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. paragraphe ci-dessus Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
Notamment, en matière de prospection commerciale, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale, par voie électronique ou par téléphone.
Dans le cas de prospection par voie de courrier électronique (courriel, SMS, MMS), nous pourrons y recourir si vous avez donné votre accord au moment de la collecte. Par suite, vous pourrez à tout moment vous y opposer par le lien se trouvant dans le message qui vous a été envoyé ou en nous contactant aux coordonnées renseignées ci-dessus au paragraphe Comment nous contacter ?
Si vous avez accepté une prospection commerciale de la part d’un de nos partenaires, et que vous souhaitez vous y opposer, vous devez adresser votre demande directement au partenaire concerné.
Enfin, si vous avez accepté une prospection commerciale, par voie téléphonique, par une case à cocher figurant dans la documentation communiquée dans le cadre de l’utilisation de nos services, vous avez la possibilité de demander gratuitement l’inscription de votre numéro de téléphone sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique auprès de l’organisme OPPOSETEL par le biais du lien suivant : www.bloctel.gouv.fr Néanmoins, il convient de noter que cette démarche n’interrompra pas la réception des propositions commerciales par voie électronique, si ce mode de prospection a été expressément consenti et que le consentement n’a pas été retiré auprès du responsable de traitement selon les modalités susmentionnées.
Il convient également de noter que, si vous opposez à recevoir de la prospection commerciale, nous continuerons néanmoins à vous adresser les communications relatives aux opérations auxquelles vous vous êtes inscrit (jeux, concours…).
17.5 Votre droit à la portabilité de vos données
Depuis le 25 mai 2018, vous disposerez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.
Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par KYRIAD ou ses filiales.
Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :
uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.
Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.
Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.
17.6 Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.
17.7 Votre droit d’introduire un recours
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Par voie postale : CNIL – Service des plaintes : 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
En ligne, par le biais du lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/844 ou https://www.cnil.fr/fr/plaintes
17.8 Votre droit de définir des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.
17.9 Les modalités d’exercice de vos droits
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés en nous contactant aux coordonnées renseignées au paragraphe Comment nous contacter ? ci-dessus, en joignant à votre demande la copie d’un justificatif d’identité comportant votre signature.
Par courriel :
davy.donatoni@gmail.com
Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.
Il est rappelé que si les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons, soit exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, soit refuser de donner suite à ces demandes.
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL (www.cnil.fr).
La présente Politique est régie par la loi française indépendamment des conflits de dispositions légales. Les tribunaux français sont seuls compétents pour tout conflit relatif à cette Politique.
Dans l’hypothèse où l’une des clauses de la présente Politique serait nulle du fait d’un changement de législation, de réglementation ou par une décision de justice, cela ne saurait en aucun cas affecter la validité et le respect des autres clauses de la Politique.
Nous pouvons, à notre seule discrétion, modifier la présente Politique. Les modifications sont applicables et effectives à compter de leur date de publication. En continuant d’utiliser nos Services après la publication de modifications, vous acceptez de se conformer à celles-ci. Nous vous invitons à consulter la Politique régulièrement afin d’être informé de toute modification éventuelle. La version la plus récente de notre Politique reste en permanence disponible sur le Site.
Mise à jour importante (04/2020)
KYRIAD respecte vos préoccupations au sujet de la protection de votre vie privée et reconnait l’importance de la transparence en ce qui concerne les données personnelles que nous collectons à votre sujet. La présente notice relative aux Cookies (la « Notice ») énonce ce que vous devez savoir à propos des cookies et technologies semblables que nous utilisons lors de votre utilisation de notre site Internet.
Si vous n’acceptez pas l’emploi de ces cookies, veuillez les désactiver en suivant les instructions de la présente Notice. En continuant à utiliser notre Site sans modifier les paramètres de votre navigateur, vous acceptez l’utilisation des cookies selon les dispositions de la présente Notice.
En visitant notre Site, vous reconnaissez avoir pris connaissance de notre Politique de protection des données personnelles.
Cette Notice peut faire l’objet de mises à jour.
Table des matières
1. QU’ENTEND-ON PAR LE TERME « COOKIES » ?
2. QUELS TYPES DE COOKIES UTILISONS-NOUS ET A QUELLES FINS ?
2.1 COOKIES A USAGE TECHNIQUE ET DE FONCTIONNEMENT (OBLIGATOIRES)
2.2 COOKIES DE PREFERENCE ET AUX FINS DE PERSONNALISATION
2.3 COOKIES STATISTIQUES
2.4 COOKIES PUBLICITAIRES
3. COMMENT PARAMETRER ET GERER LES COOKIES
3.1 ACCORD SUR LES COOKIES
3.2 REFUS DES COOKIES
3.3 PARAMETRER VOS CHOIX
3.4 DESACTIVER LES COOKIES
3.5 RESEAUX SOCIAUX ET COOKIES TIERS
4. DUREE DE CONSERVATION DES COOKIES
5. RESPECT DE LA VIE PRIVEE ET DES DONNEES PERSONNELLES
6. COMMENT NOUS CONTACTER ?
7. LOI APPLICABLE
8. MISES A JOUR DE LA NOTICE
1. Qu’entend-on par le terme « cookies » ?
Notre Site génère « des fichiers de traces » ou « cookies » pour vous proposer une expérience de navigation unique.
Les cookies sont des petits fichiers textes susceptibles d’être enregistrés dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette, …), qui peuvent être utilisés par les sites internet pour une meilleure expérience utilisateur. Ils couvrent l’ensemble des données techniques de connexion et historiques des actions effectuées par un utilisateur de notre Site.
De manière générale, ces fichiers de traces enregistrent des informations relatives à la navigation sur notre Site qui pourront être lues lors de visites ultérieures. Ces fichiers sont susceptibles de conserver des informations telles que les pages consultées, la date et l’heure de la consultation, les heures, durées de connexion et le lieu d’origine des communications, les identifiants de la connexion (adresse IP, adresse mac, etc.), les traceurs déposés et/ou lus par exemple lors de la consultation d’un site Internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile, à l’exception toutefois de toutes données portant sur le contenu des correspondances échangées ou des informations consultées. Les cookies permettent également, au sein de notre Site, votre identification automatique sans avoir à ressaisir votre pseudo et votre mot de passe à chaque connexion.
Notre Site différents types de cookies :
– à des fins techniques pour le bon fonctionnement de notre Site ;
– à des fins de personnalisation du contenu de notre Site en fonction de vos préférences ;
– à des fins statistiques pour analyser notre trafic ;
– à des fins publicitaires pour vous proposer des services et des offres adaptés à vos centres d’intérêts.
Certains sont placés par des sites internet services tiers qui apparaissent sur nos pages.
Ces fichiers sont essentiels à l’administration des systèmes et servent à remédier aux dysfonctionnements du Site ou systèmes informatiques utilisés. Ils ne comportent pas d’informations identifiants sur nos utilisateurs. Si vous souhaitez utiliser pleinement les fonctionnalités de notre Site, l’installation de certains cookies dits de fonctionnement est nécessaire. Vous pouvez refuser l’installation de cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Cependant, cette opération entrainera la suppression des cookies existants utilisés par le navigateur, ce qui peut conduire à la perte de certaines informations ou de réglages.
La loi stipule que nous ne pouvons stocker des cookies sur votre appareil que s’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement de notre Site. Pour tous les autres types de cookies, nous avons besoin de votre permission. À tout moment, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement dès la déclaration relative aux cookies sur notre Site ou ultérieurement dans vos paramètres.
L’utilisation de notre Site ne s’effectue pas totalement de manière anonyme. En application du décret n° 2006-358 du 24 mars 2006 relatif à la conservation des données des communications électroniques, les données de trafic doivent être conservées pendant un (1) an à compter du jour de leur enregistrement. Par ailleurs, dans le cadre d’une procédure judiciaire, ces fichiers doivent être mis à la disposition de la justice « pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite des infractions pénales ». Un extrait de ces fichiers sera alors couplé à l’extrait de la base de données des utilisateurs concernés. Les autres données collectées telles que les informations d’abonnement sont supprimées régulièrement lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. En fonction de l’évolution de la législation, d’autres informations pourront être archivées. Les utilisateurs en seront prévenus immédiatement.
Si nous devions utiliser autrement les informations vous concernant collectées par nos soins, nous vous en informerions au moment de la collecte ou nous vous demanderons votre autorisation.
2.1 Cookies à usage technique et de fonctionnement (obligatoires)
Ces cookies ne concernent que le fonctionnement de notre Site. Nous les utilisons pour activer les services notre Site que vous avez spécifiquement demandé.
Ces cookies sont essentiels et nécessaires pour assurer le fonctionnement optimal de notre Site, et pour vous permettre d’utiliser leurs services et fonctionnalités. Sans ces cookies qui sont absolument nécessaires, notre Site ne fonctionnerait pas aussi bien que nous le souhaitons. Nous serions alors dans l’incapacité de fournir certains services ou fonctionnalités demandés.
Ces cookies concernent :
– les sessions de navigation (session technique de navigation, serveurs utilisés) ;
– les cookies d’affichage (résolution d’affichage, système d’exploitation, navigateur utilisé) ;
– les cookies de détection d’une visite précédente (permettant de pousser les dernières recherches de restaurant par exemple).
Pour de tels cookies, l’utilisateur ne pourra pas les désactiver depuis le Site, mais pourra le faire depuis les paramétrages de son navigateur Internet.
Cette catégorie de cookies ne doit pas être désactivée. Si vous utilisez les paramètres de votre navigateur pour bloquer les cookies strictement nécessaires, nous ne pourrons garantir votre sécurité ni prédire comment le Site fonctionnera au cours de votre utilisation.
2.2 Cookies de préférence et aux fins de personnalisation
Ces cookies collectent des informations à propos de vos choix et préférences. Ils nous aident à identifier l’utilisateur au cours de la session, ce qui vous permet de de vous proposer une expérience de navigation personnalisée et de ne pas repasser plusieurs fois les mêmes procédures d’authentification du site ou de recevoir les mêmes informations, etc.
Ces cookies vous permettent de réaliser les fonctions essentielles sur notre Site et veillent à la transmission des informations de navigation nécessaires au bon fonctionnement de notre Site. Ils gardent en mémoire un élément de champ d’un formulaire répétitif durant une session de navigation.
2.3 Cookies statistiques
Ces cookies nous permettent de suivre l’activité du Site, d’établir des statistiques de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant notre Site (rubriques et contenus visité, parcours, …), afin d’en améliorer l’intérêt, l’ergonomie et la performance en fonction de l’utilisation réelle.
Ces données sont recueillies de manière anonyme.
Ces cookies nous permettent de générer des rapports et des statistiques d’utilisation sur la manière dont les visiteurs utilisent notre Site, et d’améliorer l’expérience des utilisateurs et la qualité de notre Site.
Ces cookies concernent :
– les cookies de mesure d’audience (données statistiques de fréquentation et d’utilisation afin d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie du Site) ;
– cookies d’analyse de navigation.
Ce type de cookies nécessite un consentement de la part de l’utilisateur.
Cette analyse peut être conduite par des sites internet et services tiers, auquel cas ils sont considérés comme des cookies tiers. Nous utilisons en particulier Google Analytics pour mesurer l’efficacité de nos publicités et pour suivre la manière dont les visiteurs utilisent notre Site. En cas d’ajout d’un ou plusieurs nouveaux partenaires, votre consentement sera à nouveau être demandé pour la/les typologies concernées.
2.4 Cookies Publicitaires
Ces cookies sont utilisés à des fins marketing. Ils nous permettent d’afficher sur les sites Internet que vous consultez du contenu publicitaire correspondant à vos centres d’intérêts.
Ces cookies sont placés par des agences publicitaires tierces ; ils collectent des données sur vos habitudes de navigation afin d’afficher des publicités plus pertinentes en fonction de vos centres d’intérêt sur la base de votre navigation en ligne.
Exemples d’utilisation des cookies de performance et d’analyse :
– vous proposer des publicités basées sur vos centres d’intérêt à la suite de l’utilisation de notre Site ;
– communiquer à des agences de publicité tierces et aux réseaux sociaux des données sur votre utilisation de notre Site afin qu’il puisse vous proposer des publicités basées sur vos centres d’intérêt ;
– contrôler l’efficacité de la publicité par le biais du suivi du taux de conversion des clients potentiels en clients réels (enregistre le fait que vous avez fait un achat après avoir suivi un lien vers notre Site en provenance d’un site internet tiers).
Si vous désactivez ces cookies, vous ne recevrez pas nos publicités ciblées sur les différents sites Internet que vous visitez.
Ce type de cookies nécessite un consentement de la part de l’utilisateur.
Ces cookies peuvent être générés par des sites internet et services tiers, auquel cas ils sont considérés comme des cookies tiers. En cas d’ajout d’un ou plusieurs nouveaux partenaires, votre consentement sera à nouveau être demandé pour la/les typologies concernées.
3. Comment paramétrer et gérer les cookies
Vous êtes informés que vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de cookies en configurant votre navigateur. Si vous décidez de modifier vos paramètres et de désactiver les cookies, vous pourriez ne pas pouvoir tirer complètement avantage de toutes les fonctionnalités de notre Site.
3.1 Accord sur les cookies
L’enregistrement d’un cookie dans un navigateur est subordonné au consentement de l’utilisateur du navigateur, que celui-ci peut exprimer et modifier à tout moment et gratuitement à travers les choix qui lui sont offerts par son logiciel de navigation. Si vous avez accepté dans votre logiciel de navigation l’enregistrement de cookies dans votre navigateur, les cookies intégrés dans les pages et contenus que vous avez consultés pourront être stockés temporairement dans un espace dédié de votre navigateur. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.
Nous vous informons qu’en poursuivant votre navigation sur notre Site notamment par le biais d’une action positive telle que scrolling ou clic sur un élément du Site (image, lien, bouton « rechercher »), vous acceptez le dépôt de cookies sur votre terminal pour les finalités déterminées ci-dessus. Vous pouvez à tout moment vous opposer au dépôt d’un cookie spécifique, ou encore modifier vos choix notamment en configurant votre navigateur.
3.2 Refus des cookies
Si vous refusez l’enregistrement de cookies dans votre navigateur, ou si vous supprimez ceux qui y sont enregistrés, vous ne pourrez plus bénéficier d’un certain nombre de fonctionnalités qui sont nécessaires pour l’utilisation de notre Site. Tel serait le cas si vous tentiez d’accéder à nos contenus ou services qui nécessitent de vous identifier. La session de navigation et l’authentification, notamment, sont gérées via des cookies. En les désactivant vous désactivez de fait la possibilité d’utiliser certains services pour lesquels l’authentification est requise. Tel serait également le cas lorsque nous (ou nos prestataires) ne pourrions pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par votre navigateur, ses paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel votre navigateur semble connecté à Internet.
Nous attirons votre attention sur le fait que nous ne sommes pas responsables des conséquences liées au fonctionnement dégradé de notre Site résultant de l’impossibilité pour nous d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés.
3.3 Paramétrer vos choix
Pour obtenir des informations générales sur la manière de régler vos préférences en matière de cookies, veuillez suivre ce lien : http://www.allaboutcookies.org/fr/.
Vous pouvez également utiliser les liens ci-dessous pour en savoir plus sur la gestion des cookies avec les principaux navigateurs Internet (utilisables sur PC et MAC).
Microsoft Internet Explorer
https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies/
Microsoft Edge
https://privacy.microsoft.com/fr-fr/windows-10-microsoft-edge-and-privacy/
Google Chrome
https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=en/
Safari Mac
https://support.apple.com/kb/PH21411?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR/
Safari iPhone / iPad
https://support.apple.com/fr-fr/HT201265/
Firefox
https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences?redirectlocale=fr&redirectslug=Activer+et+d%C3%A9sactiver+les+cookies/
Opéra
http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html/
Certains navigateurs proposent également une option « Do not Track » ou « ne me tracez pas ». Vous pouvez en outre cliquez sur le menu « Aide » de votre navigateur pour savoir comment modifier vos préférences en matière de cookies.
3.4 Désactiver les cookies
Pour modifier vos paramètres et désactiver les cookies, nous vous invitons à vous rendre directement aux adresses suivantes :
Google Analytics
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr/
3.5 Réseaux sociaux et cookies tiers
Notre Site peut avoir recours à des applications informatiques ou des cookies émanant de tiers.
Pour modifier vos paramètres et désactiver les cookies émanant de tiers, nous vous invitons à prendre connaissance des articles 3.3 et 3.4 de la présente Notice relative aux Cookies.
3.6 Durée de conservation des cookies
Les cookies et autres données de navigation recueillis sont conservés pour une durée maximale de treize (13) mois à compter de leur dépôt sur votre terminal. A l’expiration de ce délai, votre consentement sera à nouveau requis.
En utilisant notre Site, l’utilisateur consent que nous puissions recueillir des données à caractère personnel le concernant, afin notamment de lui fournir un accès au Site, améliorer et optimiser sa qualité, lui faire part d’informations relatives à nos services et à nos actualités, et réaliser des études statistiques et d’analyses.
L’utilisateur est invité à consulter notre politique de protection des données personnelles.
L’utilisateur est informé et reconnait expressément qu’il existe des risques de sécurité, de confidentialité et sur la vie privée inhérents à l’utilisation du Site. Il assume une totale responsabilité à cet égard et accepte que nous ne donnions aucune assurance ou garantie relative à de tels risques.
5. Comment nous contacter ?
Pour toute question au sujet de cette Notice et de la protection des données personnelles chez KYRIAD, vous pouvez nous contacter :
Par courriel :
davy.donatoni@gmail.com
Par courrier :
KYRIAD
56 route du pont jeanne rose
71210 MONTCHANIN
Dans l’hypothèse où l’une des clauses de la présente Notice serait nulle du fait d’un changement de législation, de réglementation ou par une décision de justice, cela ne saurait en aucun cas affecter la validité et le respect des autres clauses de la Notice.
CONDITIONS GENERALES DE VENTE
ARTICLE 1 : APPLICATION des Conditions Générales de Vente (CGV).
Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de réunions et fournies par le ou les établissements visés au devis joint.
Ces Conditions Générales de Vente sont adressées au Client en même temps que le devis, pour lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions, à l’exclusion de tout autre document tel que prospectus, documents commerciaux, etc.
En cas de contradiction entre les dispositions figurant au devis signé par le Client et celles figurant aux présentes C.G.V., les dispositions du devis prévalent.
ARTICLE 2 : CONFIRMATION DE RÉSERVATION
Le client doit confirmer sa réservation avant la date d’option et retourner à l’établissement un exemplaire du devis et des conditions générales de ventes dûment daté et signé par le Client, revêtu de la mention « Bon pour accord » et de son cachet.
Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement de l’acompte visé à l’article 9 qui constitue une condition substantielle et déterminante de la réservation. A défaut de versement de l’acompte, le ou les établissements ne confirment pas la réservation et ne garantissent pas la disponibilité des espaces/chambres réservés.
ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA RESERVATION
3.1/ Chambres
Le Client doit adresser par écrit (fax ou courrier) à chacun des établissements concernés, la rooming list (liste nominative des participants à la convention et de l’attribution des chambres), au plus tard 8 jours avant la date d’arrivée prévue. Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 15 heures le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à midi le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.
3.2/ Couverts
Le Client doit préciser PAR ECRIT le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 72h au plus tard avant la date de début de la manifestation (samedi et dimanche non inclus). La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes conditions.
Le Client doit confirmer son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, …) au plus tard 15 jours ouvrables (sauf dispositions différentes prévues au devis) avant la date de la manifestation. Au-delà l’hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le client .Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.
3.3/ No-Shows
Les « no-shows » (prestations commandées non annulées) seront facturés au Client sur la base de la totalité du séjour.
3.4/ Mise à disposition des espaces
Le Client devra informer chacun des établissements concernés avant la date de l’événement, de modifications sensibles du nombre de participants à la manifestation.
En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement.
3.5/ Modification du nombre de participants
La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes, qu’il s’agisse notamment d’hébergement, de restauration ou d’espaces
loués. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation.
ARTICLE 4 : MODIFICATION DES PRESTATIONS
Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée
PAR ECRIT à l’établissement concerné.
Faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le client.
ARTICLE 5 : ANNULATION
La facturation étant faite sur la base des prestations commandées (CONFIRMEES AU PLUS TARD 72H AVANT LE 1ER JOUR DE LA MANIFESTATION) sur la base de la totalité du séjour. Le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d’annulation ci-après. Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées PAR ECRIT à chacun des établissements concernés.
5.1/ Annulation totale
Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu à l’application des conditions d’annulation.
Est également une annulation, le défaut de paiement des acomptes contractuels (autres que le 1er acompte). En cas de non-respect des échéances de paiement, l’hôtel aura la faculté d’exiger du client le paiement immédiat du solde de la manifestation, le règlement du client devant parvenir à l’hôtel dans les 8 jours courant à compter de la date de la demande écrite de l’hôtel. A défaut de règlement dans ce délai, la manifestation sera considérée comme annulée du fait du client.
En cas d’annulation totale, l’hôtel conservera à titre de pénalité ou
facturera le client comme indiqué ci après :
– plus de 30 jours avant la date de la manifestation: le montant du ou des acomptes prévus aux conditions particulières,
– entre 30 jours et 7 jours avant la date de la manifestation : 85% du montant TTC des prestations réservées,
– moins de 7 jours avant la date de la manifestation : 100% du montant TTC des prestations réservées.
5.2/ Annulations partielles
Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du devis quelle qu’en soit l’origine : diminution de la durée de la manifestation, du nombre de personne et/ou des prestations commandées. La règle du prorata sera appliquée sur la base des modalités de dédommagement prévues aux conditions d’annulation totale.
5.3/ Révision des conditions
Toute demande d’annulation totale ou partielle doit être signifiée par écrit à chacun des établissements concernés.
ARTICLE 6 : DELOGEMENT
En cas de non disponibilité de l’établissement, ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge de l’établissement, qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité complémentaire.
ARTICLE 7 : PRIX
Les tarifs sont exprimés dans la monnaie du pays où doit se dérouler la prestation. Les tarifs figurant sur le devis sont donnés pour une période courant jusqu’à une date d’option. Les tarifs confirmés sur le devis sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au Client. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation.
Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour dans certaines villes. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.
ARTICLE 8 : HEURES SUPPLEMENTAIRES POUR OUVERTURE TARDIVE
La période de location des espaces se décompose comme suit :
Soit de 8h00 à 19h00, soit de 19h00 à 24h00. Au-delà de ces périodes, des frais de location supplémentaires seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur.
Le client sera facturé des frais de personnel apportés au titre des heures supplémentaires, au-delà de 16 heures pour un déjeuner et au-delà de minuit, pour un dîner/cocktail, sur la base des tarifs en vigueur.
ARTICLE 9 : MODALITES DE REGLEMENT
9.1/ Acomptes
Un acompte d’un montant de 30% (sauf dispositions différentes prévues au devis) calculé sur le total TTC de la manifestation doit être versé au moment de la confirmation de la réservation. Cet acompte peut être porté à 100% en fonction des impératifs de l’exploitation, des spécificités de la manifestation ou de circonstances exceptionnelles telles qu’événements internationaux, foires, expositions, etc.
9.2/ Délai de paiement
Le montant de ce ou ces acomptes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation.
Sauf disposition contraire prévue au devis, les factures du solde sont établies par chaque établissement, et sont payables au plus tard dans les 5 jours de la date de la facture.
Si le client souhaite bénéficier de délai de paiement, il devra fournir une garantie (dépôt gages-espèces, caution solidaire ou garantie à première demande).
En cas de désaccord sur une partie de la facture, le client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit à l’établissement concerné, le motif de la contestation.
Il est ici rappelé que les sommes payées d’avance ne seront pas productives d’intérêts. De même, un règlement anticipé ne pourra bénéficier d’escompte.
9.3/ règlement individuel
Le règlement des extras (blanchisserie, minibar, téléphone, etc.) et autres
prestations réclamées individuellement à l’un ou plusieurs des participants, sera assuré directement par les participants concernés à la réception de l’établissement avant leur départ (paiement individuel).
A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis (extras, repas, …), la facture sera adressée au Client qui s’engage à la régler au plus tard dans les 5 jours de la date de la facture.
Dans le cas de paiement individuel, l’acompte versé au moment de la réservation sera restitué au Client dans les 8 jours suivant la réception par l’établissement concerné, de la totalité des sommes dues au titre de la manifestation.
Toute somme non réglée sera déduite du montant de l’acompte, le solde étant restitué au Client.
9.4/ Défaut de règlement
A défaut de paiement à l’échéance contractuelle, des pénalités de retard seront exigibles au taux de 10% l’an à réception d’une mise en demeure. Par ailleurs, une pénalité forfaitaire égale à 15% des sommes dues sera exigible en cas de recouvrement contentieux.
ARTICLE 10 : REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE
Le client est prié d’informer au préalable l’établissement concerné de la présence
éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.
ARTICLE 11 : VENTES AMBULANTES
Le client s’engage à fournir à l’hôtel l’autorisation écrite municipale (salle de moins de 300m²) ou préfectorale (salle de plus de 300m²) obligatoire, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité.
En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale, les ventes ne peuvent excéder 2 mois par année civile dans un même établissement.
La non-obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulations visées à l’article 5.
ARTICLE 12 : EXPOSITIONS FOIRES & DECORATION
Toute installation effectuée par le Client devra être conforme aux prestations du cahier des charges de l’établissement ainsi qu’aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur et devront être soumises à l’approbation préalable de la commission de sécurité. Tout projet de décoration ou d’implantation de stands devra être soumis à l’établissement et comprendre 5 exemplaires d’implantation sous peine de se voir refuser l’autorisation d’exposer.
Le Client organisateur de salon ou de foire doit fournir à l’établissement, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, l’autorisation
préfectorale nécessaire à une telle manifestation commerciale.
(Décret 88-598 du 07/05/1988)
Le client s’engage à remettre en état originel, et à ses frais, les lieux occupés.
ARTICLE 13 : RECRUTEMENT
Le code du travail (Articles 312-19 et 312-20) fait interdiction à l’établissement de gérer ou d’exploiter directement ou indirectement un bureau de placement.
En application de cette loi, le Client doit
. Apporter à l’établissement la preuve qu’il est en règle vis-à-vis de l’inspection du travail local;
. Faire figurer sa raison sociale sur ses annonces d’offre d’emploi, lorsque l’entretien ou la sélection des candidats est domicilié dans l’établissement.
Le Client s’engage à déclarer par écrit adressé à l’établissement en même temps que le devis accepté et l’acompte, qu’il satisfait à ces deux conditions.
En aucun cas le personnel de l’hôtel ne peut participer aux opérations de recrutement, en particulier en distribuant des questionnaires aux candidats qui se présentent à la réception de l’établissement.
ARTICLE 14 : ENTREES PAYANTES
Le Client s’engage à déclarer par écrit adressé à l’établissement en même temps que le devis accepté et l’acompte, son engagement de totale responsabilité quand la manifestation organisée dans les locaux de l’hôtel est assortie d’une entrée payante.
Dans ce cas, la perception du droit d’entrée doit s’effectuer à
l’intérieur des locaux loués. En aucun cas le personnel de l’établissement ne doit participer à cette perception.
ARTICLE 15 : DROITS D’AUTEUR
Le Client doit faire son affaire personnelle de toutes déclarations et du paiement de tous droits notamment à la SACEM, pour la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, disques, etc.)
Le Client doit justifier à l’établissement préalablement à la manifestation, de la déclaration faite à la SACEM.
ARTICLE 16 : TRANSPORT
Il est précisé que l’établissement n’assure aucune prestation liée au transport des participants.
ARTICLE 17 : ASSURANCE – DETERIORATION – CASSE – VOL
Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants, notamment les vestiaires, à l’exclusion des vestiaires surveillés par le personnel de l’établissement à l’extérieur des espaces loués. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera
nécessaire. Le Client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de l’établissement ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vol desdits biens.
Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. En aucun cas l’établissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation.
ARTICLE 18 : RECOMMANDATIONS
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités
L’ensemble des consignes et règlements de l’établissement (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif).
Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.
ARTICLE 19 : FORCE MAJEURE
Les obligations contenues aux présentes ne seront pas applicables ou seront suspendues si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas de force majeure tels que notamment : acte de
puissance publique, hostilités, guerre, fait du Prince, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grèves sans préavis, ….
Les parties devront mettre en œuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure ; la partie désirant invoquer un événement de force majeure devra notifier immédiatement à l’autre partie le commencement et la fin de cet événement, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.
ARTICLE 20 : BANQUETS
Si le Client souhaite apporter ses boissons, alors s’applique un droit de bouchon, qui sera facturé par bouteille. Après minuit, les frais de personnel seront facturés par heure supplémentaire, sur la base des tarifs en vigueur.
Enfin, il est rappelé que les enfants qui pourraient participer
à la manifestation sont placés sous la seule responsabilité des parents et/ou du Client.
Il est rappelé que le Client ne peut pas apporter la restauration pour l’événement que ce soit en tout ou en partie. S’il souhaite emporter à l’issue du banquet une partie des denrées non consommées, il en supporte l’entière responsabilité, sans recours possible contre l’hôtel.
ARTICLE 21 : RECLAMATIONS ET LITIGES
Toute contestation et réclamation ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées à l’établissement dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation. La loi applicable est la loi française ou à défaut la loi du pays où se situe l’hôtel, si le contrat concerne un seul établissement hors France.
Règlement européen sur la protection des données personnelles
Pour faciliter l’adaptation de l’Europe aux nouvelles réalités du numérique, un règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) a été voté en avril 2016 et entrera en application le 25 mai 2018.
Pour vous permettre de vous préparer à vos nouvelles responsabilités (II) et éviter des éventuelles sanctions en cas de non application du RGPD (III), il est important de comprendre de manière globale le RGPD (I).
Le RGPD vise trois objectifs (A) et son champ d’application est plus étendu que celui des anciennes dispositions relatives à la protection des données personnelles (B) pour les acteurs traitant des données personnelles (C).
Toutes les données à caractère personnel, à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (nom, prénom, n° de téléphone, adresse e- mail, PMID (numéro client), n° carte de fidélité, n° de réservation, n° de passeport ou de carte d’identité, empreinte digitale, etc …), les données sensibles (la vie sexuelle, les opinions politiques…), les données automatisées etles données non automatisées.
Toutes les entités exerçant une activité sur le territoire de l’union ou qui traitent des données personnelles relatives à des personnes qui se situent sur le territoire de l’Union européenne.
Il est nécessaire de faire un bref état des lieux sur le traitement actuel de vos données personnelles
Les traitements de données existants :
Vous devez au préalable recenser précisément :
Le RGPD supprime l’obligation de déclaration préalable des traitements de données à caractère personnel auprès de la CNIL, et met en place une logique de responsabilisation du responsable de traitement, qui se traduit par l’obligation de mettre en place et tenir à jour un Dossier documentaire (dont le détail est précisé ci-après ainsi quedans le Chapitre), et en particulier la création d’un Registre des traitements de données personnelles.
A cet effet, vous trouverez sur le site de la Réglementation Hôtelière, en format Excel, un modèle de Registre de traitement de données personnelles, dont les onglets sont à compléter et/ou à créer en fonction des traitements dedonnées identifiés par l’hôtel au terme de son état des lieux.
Si vous opérez d’autres traitements de données et qui ne relèvent pas déjà des finalités identifiées dans le modèle de registre (auquel cas il conviendra simplement de compléter l’onglet concerné par cette finalité), il conviendra,comme mentionné ci-avant, de les ajouter dans de nouveaux onglets (sur la base de l’onglet type intégré dans le modèle de registre) qu’il conviendra de compléter de la même manière que les traitements déjà identifiés (exemple : fichier contenant des données client dans un classeur pour servir une finalité précise).
Afin de vous aider à remplir le registre et ces nouveaux onglets, il convient de se référer aux questions essentielles concernant les informations devant figurer dans le registre des activités de traitement, telles que mentionnées ci-avant.
Il conviendra également notamment, en toute hypothèse, de vous assurer de la licéité du traitement et donc d’en déterminer la base légale (consentement, exécution d’un contrat, intérêt légitime, exigence légale…), et de respecter les obligations qui suivent.
Le RGPD renforce les droits des personnes communiquant des données personnelles et par conséquent la responsabilité des hôtels.
Après avoir informé les personnes dont les données personnelles sont traitées par l’hôtel (1), l’hôtel doit respecter un certain nombre d’autres obligations (2).
Le RGPD renforce l’obligation d’information du responsable de traitement envers la personne communiquant ses données personnelles en précisant les modalités d’information à respecter. Le RGPD impose la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par les traitements de leursdonnées.
Le RGPD précise les informations à transmettre à la personne dont les données personnelles sont traitées. Afin de déterminer les informations à communiquer à une personne, vous pouvez consulter le chapitre sur le site de laRéglementation Hôtelière.
Le responsable du traitement doit donner ces informations à la personne concernée d’une manière concise,transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.
Ces informations peuvent être fournies par écrit, par voie électronique ou oralement lorsque la personne concernéeen fait la demande.
Le responsable de traitement doit mettre en place des process à destination des collaborateurs relatifs à l’information à donner aux personnes dont les données personnelles sont traitées. A cet égard, les mentions d’informations à utiliser en réception ou sur les factures sont précisées dans le Chapitre.
En tant que Responsable de traitement :
Pour l’ensemble de ces obligations, les détails nécessaires sont précisés dans le Chapitre en ligne (comme les durées de conservations, les conditions relatives à la purge des données, les mentions d’information à faire apparaître, etc.).
Lorsqu’une personne vous sollicite sur le traitement de ses données, vous devez dans les meilleurs délais (maximum 1 mois) lui adresser une réponse argumentée, en fonction de ses interrogations, et le cas échéant,procéder aux mesures auxquelles la personne physique a droit et qu’elle invoque dans sa demande.
Le RGPD prévoit, tant à l’égard des responsables de traitement que des sous-traitants, des sanctionsadministratives mises en œuvre par la CNIL (A) et ouvre des recours juridictionnels à destination des personnesdont les données personnelles sont traitées (B).
Les responsables de traitement et les sous-traitants peuvent faire l’objet de sanctions administratives importantesen cas de méconnaissance des dispositions du RGPD.
Les autorités de protection, à savoir la CNIL, peuvent notamment :
Surtout, elle peut sanctionner par des amendes administratives, qui peuvent s’élever, selon la catégorie de l’infraction, de 10 ou 20 millions d’euros, ou, dans le cas d’une entreprise, de 2% jusqu’à 4% du chiffre d’affairesannuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.
Plusieurs voies de recours sont ouvertes aux personnes dont les données personnelles n’ont pas été traitées conformément au RGPD. Elles peuvent faire valoir leurs droits contre les responsables du traitement ou les sous-traitants, de deux manières :
La CNIL a publié le 17 avril 2018 un Guide pratique à destination spécifiquement des TPE/PME pour mieux comprendre et appréhender le RGPD. Celui contient une présentation synthétique par étapes, dédié à ces structures, pour se conformer au RGPD.
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